Voor de Aloysius Stichting, een onderwijsinstelling met 32 scholen (55 locaties) voor speciaal onderwijs door heel Nederland, mocht ik namens Docuresult het afgelopen jaar een volledig nieuwe strategische richting geven aan hun print- en documentmanagement.

Projectgroep zelf onderdeel verandering denkwijze

Nadat het vooronderzoek was afgerond, zijn een tweetal scholen benoemd waar deze nieuwe manier van werken met documenten en printers kon worden getest. Een zeer belangrijk aspect daarbij was om de medewerkers zelf hun innovatieve ideeën op tafel te laten leggen. Gecombineerd met mijn ervaring zijn we vervolgens, samen met een vooruitstrevende leverancier, gaan kijken hoe dit project uit te rollen. De projectgroep, waarin verschillende functionarissen zaten, heeft het proces volledig kunnen volgen en begeleiden. Zijzelf zijn onderdeel geweest van een belangrijke verandering in de denkwijze.

Van het papieren denken naar volledig zonder papier

Om dit te realiseren zijn alle papierenprocessen geanalyseerd en beschreven. Hiervoor zijn vernieuwde werkwijzen bedacht en ingericht. Vervolgens zijn de medewerkers geïnformeerd, waarbij de projectleden een belangrijke rol gespeeld hebben bij het creëren van draagvlak voor het nieuwe werken met documenten en printers. De twee testlocaties hebben de mogelijkheid gekregen om zelf mee te bouwen aan hun eigen werkprocesverbeteringen. Mijn overtuiging is dat deze aanpak geweldig helpt in de acceptatie van de vernieuwingen. Tenslotte moeten álle collega’s ermee kunnen werken. Dan wil je dat het ook ‘werkt!’. De belangrijkste conclusie van de projectgroep was dat medewerkers alleen met de juiste begeleiding deze cultuuromslag kunnen maken.

Verankering van kennis en stimulering acceptatie

Docuresult heeft de complete Europese Aanbesteding begeleid, en nadat de leverancier voor alle printers bekend was, een duidelijk begeleidingsproces geschetst, waarbij de juiste mensen in de organisatie getraind werden om zodoende een verankering van kennis te krijgen. Tijdens de gehele implementatie zijn twee collega’s van Docuresult op pad geweest bij alle locaties om alle functionaliteiten aan de medewerkers over te brengen. Dit heeft het adoptieproces enorm doen versnellen. Kritische gebruikers zijn aan de hand genomen en persoonlijk begeleid, waarbij zelfs de kinderziektes voor lief werden genomen.

Docuresult heeft het hele project van A tot Z begeleid. Wilt u weten hoe? Vraag het gerust.

Docuresult (Hengelo, Overijssel) is een onafhankelijk en gespecialiseerd inkoop- en adviesbureau voor begeleiding in het realiseren van kostenbesparingen en efficiency-verbeteringen in print- en documentmanagement processen.

Voor meer informatie: Robert-Jan van der Weide, telefoon 085-0220003.