Recentelijk mocht ik een seminar bijwonen over een volledig papierloos HR proces bij Pink Elephant. Een software IT-partij die samen met Exact en Evidos het product SynergySign heeft ontwikkeld. De combinatie van sterktes van beide applicaties maakt het HR proces zonder fysieke handtekening op papier mogelijk. Voor eenieder die te maken heeft en werkt met HR dossiers een hele verlichting! Geen gedoe meer met printen, handmatig ondertekenen en scannen van documenten.

Digitaal ondertekenen

Het digitaal ondertekenen van documenten was één van de niet gewaarborgde processen binnen HR applicaties waaronder Exact Synergy. Dit omdat de digitale bewijskracht moeilijk lag. Voor die digitale bewijskracht zorgt Evidos, voorloper in het integreren van hun digitale handtekeningsoplossing in andere applicaties.

Papierloos HR proces

Er zijn verschillende soorten elektronische handtekeningen. 1. De gewone elektronische handtekening. 2. De geavanceerde elektronische handtekening. 3. De gekwalificeerde elektronische handtekening.  Daarnaast zijn er diverse verificatiemogelijkheden. O.a. IDeal, IDin, SMS, DigiD, Surfnet, E-Herkenning. Hiermee wordt de identiteit van de ondertekenaar vastgesteld en is de laatste drempel weggenomen een volledig digitaal HR dossier te creëren waarbij de medewerkers via bijvoorbeeld een mobile device alles kunnen inzien/regelen en ondertekenen. Voor de medewerker, die al gewend is digitaal te werken, is dit een sterke verbetering al moet gezegd worden dat bij de jongere generatie digitaal al de norm is. Daarnaast zorgen deze veranderingen in werkproces ervoor dat er meer administratie door minder medewerkers wordt gedaan, het proces vereenvoudigt/versnelt en medewerkers niet altijd fysiek bij elkaar hoeven te zijn. Doordat het proces papierloos is, worden ook de nodige print- en portokosten bespaard.

Voorbeelden van HR-processen die nu volledig digitaal kunnen zijn Intake en identificatie, Arbeidscontract, VOG, Loonheffingsverklaring, Urenbriefjes, Beoordelings- /functioneringsformulier, Opzegbrief. Maar uiteraard zijn er meer te bedenken. Belangrijk is dat deze processen bewijslast hebben en dus aan bepaalde vormvereisten moet voldoen. Naast het HR proces zijn er legio andere werkprocessen die, digitaal ondertekend, kunnen worden afgewikkeld . Zo zijn er Energiecontracten, Incassomachtigingen, Stagecontracten, Huurovereenkomsten, Koopovereenkomsten, Bankgaranties, Hypotheekovereenkomsten, Gezondheidsverklaringen, Verzekeringspolissen en Taxatierapporten Bedrijfspanden.

Meer info

Mocht u meer willen weten over bovenstaande werkprocessen of op zoek zijn naar een onafhankelijk deskundige die uw werkprocessen kan versnellen en vereenvoudigen? Wij horen het graag.