Changemanagement in printbeleid

Van veel fysiek papier in vele (archief)kasten naar een vrijwel papierloze (flexibele) werkplek en dito archiefsysteem: door changemanagement toe te passen kon woningstichting Domijn 60% van haar fysieke documenten elimineren en haar printerpark reduceren van 23 MFP’s naar 6 MFP’s.

Printmanagement

Domijn, één van de grote woningbouwcorporaties van Enschede, is onlangs verhuisd van hartje centrum naar The Performance Factory aan de Hoge Bothofstraat in dezelfde stad. Docuresult is twee jaar geleden al betrokken bij deze grote verandering in werkplek én werkwijze ten aanzien van papieren documenten. De nieuwe visie op werken bracht veel in beweging,  temeer daar Domijn vrij traditioneel met het printmanagement en papieren documenten omging. Van veel fysiek papier in vele (archief)kasten naar een vrijwel papierloze (flexibele) werkplek en dito archiefsysteem, dat was het nieuwe devies.

Papierloos werken

Docuresult heeft het vooronderzoek begeleid waarbij Domijn een afstudeerder heeft ingezet om de benodigde interviews met de medewerkers af te nemen. Centrale vraag in het vooronderzoek was  waarom medewerkers van Domijn fysieke documenten nodig hadden bij hun werkprocessen. Nadat dit in kaart was gebracht, is bekeken of en hoe deze werkprocessen aangepast zouden kunnen worden, zodanig dat enkel de digitale versie van een document in het werkproces benodigd was. Daarna is gezamenlijk een strategie bepaald waarbij het hoofddoel was om medewerkers van Domijn bewust te maken van de nieuwe manier van werken.

Printerpark

Nadat Pien Buitink haar afstudeeropdracht had afgerond, is Docuresult verder ingegaan op de vraag welke voorwaarden er nodig waren voor een nieuw printerpark. Daarbij is gekeken naar optimalisatie van beheer, reductie van gebruik van papier, voldoende printcapaciteit, aanscherping van de richting AVG 2018 en het sterk reduceren van de kosten.  Ook is het hele fysieke archief opgeschoond en door Domijn gescand in het nieuwe DMS systeem.

Onderhandse aanbesteding

Nadat de diverse vereisten waren bepaald, heeft Docuresult namens Domijn onderhands aanbesteed en het traject begeleid. In de door Docuresult befaamde meervoudige onderhandse aanbestedingstechniek kregen potentiële leveranciers veel ruimte voor een persoonlijke uitleg van de geboden oplossing. Uiteindelijk was de keuze om in zee te gaan met Canon NL unaniem.

60% minder fysieke documenten, 50% kostenreductie

Door voldoende aandacht te schenken aan het menselijke aspect en begeleiding van de medewerkers in deze verandering van werkplek en werkwijze, is Domijn erin geslaagd meer dan 60% van de fysieke documenten te elimineren. Daarnaast werd het nieuwe printerpark voor hetzelfde aantal medewerkers teruggebracht van 23 MFP’s naar 6 MFP’s en de kosten met ruim 50% gereduceerd. Daarbij zijn de elementen follow me printing, mobile printing en document scanning volgens de richtlijnen NEN7510 geïmplementeerd.

Ook innoveren op het gebied van documentmanagement of meer weten? Neem dan contact met ons op.